Die Grundlage für eine erfolgreiche Pressearbeit ist die Auswahl dessen, was wirklich berichtenswert ist. Anschließend wird die Information so aufbereitet, dass sie dem Journalisten ins Auge fällt, er sie versteht und für die eigene Arbeit verwerten kann. Die erste Frage ist also: Hat die Mitteilung einen
Nachrichtenwert für die Öffentlichkeit? Ist dieser Anlass/das Ereignis für Leser oder Zuhörer von Bedeutung? Einige Regeln helfen beim Verfassen des Textes:

• Die Pressemitteilung sollte bereits mit der Überschrift Interesse
  wecken.
• Die Pressemitteilung muss die sechs W-Fragen beantworten: Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Warum? Es sollte keine Frage offen bleiben.
• Zitate lockern den Text auf (beispielsweise des Vorstandes, einer Expertin, einer prominenten Person).
• In der Kürze liegt die Würze. Pressemeldungen müssen im Zielmedium abgedruckt werden und sollten auf keinen Fall länger als anderthalb DIN A4 Seiten sein.
• Pressemeldungen müssen verständlich sein: Fachjargon, Abkürzungen, Anspielungen auf Insiderwissen und Schachtelsätze vermeiden.
• Eine klare Gliederung ist wichtig: Nicht chronologisch, sondern nach der Wichtigkeit der Informationen. Hintere Absätze müssen gestrichen werden können, ohne dass die Meldung missverständlich wird (vom Wichtigen ins Detail).
• Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik! Sonst können Sie sich die beste Fachlichkeit zerstören.

Lesen Sie zum Üben Zeitungsartikel, in denen über Organisationen oder Projekte ähnlichen Inhalts bzw. Auftrags berichtet wird und suchen Sie nach der dazugehörigen Pressemeldung im Internet. Das kann helfen, den richtigen Stil zu finden.

Ferner muss der Zeitpunkt der Aussendung stimmen. Die Chance, öffentlich wahrgenommen zu werden, steigt, wenn Themen bereits öffentlich diskutiert werden. Allerdings kann eine Nachricht immer auch von „wichtigeren“ Ereignissen verdrängt werden.

Die Interessen des Projekts bzw. der Einrichtung decken sich nicht unbedingt mit den Erfordernissen einer guten Presseansprache. Für die Pressearbeit muss das Thema daher vereinfacht, pointiert und verkürzt werden. Im Zweifelsfall heißt das, auf wichtig erscheinende Details erst einmal zu verzichten. Die Nachrichten sind also in inhaltliche Häppchen gegliedert und ihre Sprache ist schnörkellos, konkret und kurz.