Was braucht eine Veranstaltung?
Nicht nur bei kleineren, lokalen Veranstaltungen ist es wichtig, dass
- die Teilnehmer miteinander ins Gespräch kommen und einander kennen lernen können,
- genügend Zeit für Fragen und neue Ideen bleibt,
- Zeit für den informellen Austausch bleibt (z. B. Kaffepause),
- die Ressourcen innerhalb der Gruppe klar werden,
- über Erfolge berichtet werden kann,
- eine angenehme, konstruktive Arbeitsatmosphäre herrscht,
- die Diskussionen und Gespräche moderiert o.ä. werden,
- die Ergebnisse dokumentiert werden.
Egal wo - natürlich wird zuerst begrüßt: Vom Veranstalter, von Schirmherren und/oder Gastgebern. Mitunter werden Grußworte gesprochen. Zur Eröffnung einer Konferenz und zur Einführung in die Fachgebiete halten Experten meist Vorträge oder Impulsreferate. Da Frontalvorträge von den Zuhörern längere Konzentrationsspannen erfordern, werden sie meist zu Beginn gehalten, bevor es nach einer Pause in eher beteiligungsorientierten Workshops weitergeht. Bei sehr großen Konferenzen kann es sinnvoll sein, zeitgleich verschiedene Vortragsreihen zu organisieren, um mehrere Schwerpunktbereiche in kurzer Zeit bearbeiten zu können. Konferenzen, die in kleinem Rahmen stattfinden, bezeichnet man eher als Seminar oder Workshop. Das Symposium (oder die Fachtagung) ist eine Konferenz zu einem sehr spezifischen Thema.
Die wichtigsten Aspekte in der Veranstaltungsplanung
- Veranstaltungsart und -konzept
- Finanzierung und Budget
- Zielgruppe und Referenten
- besondere Gäste
- Zeitplanung und Ablauf
- Veranstaltungsort und Ausstattung
- Öffentlichkeitsarbeit und Materialien
- Dokumentation
